Je komt aan op de zaak. Je agenda is voller dan vol, tussendoor komen collega’s met vragen en gaat je telefoon een aantal keer. En ondanks dat je de hele dag ‘druk’ bent geweest, heb je aan het eind van de dag geen voldaan gevoel. Sterker nog, je komt thuis met een onrustig gevoel en je denkt constant aan alles wat je nog moet doen. Wil je dat hier verandering in komt? Schrap je lange to-do-list en maak een Powerlist!
In een eerdere blog benoemde ik ‘m al even: The Powerlist. Ik hoorde van dit concept in een podcast van de Amerikaanse ondernemer Andy Frisella. Het kwartje viel direct en ik ben het de volgende dag gaan toepassen. Voor mij is het nu dé manier om prioriteiten te stellen, ervoor te zorgen dat ik gefocust blijf op mijn doelen en alle taken voltooi die nodig zijn om Studio Campo te laten groeien.
Keuzes maken: helpt dit het bedrijf verder of niet?
Door dagelijks de dingen te doen die écht belangrijk zijn, kan je op een systematische manier progressie boeken. Hoe ik dit doe? Ik check iedere dag op mijn volledige to-do list wat er gedaan moet worden. Van deze lijst pak ik de vijf belangrijkste punten die de meeste impact zullen hebben op onze werkzaamheden. Denk hierbij aan het opvragen en opstellen van offertes of het nabellen van potentiële opdrachtgevers.
Het gaat er hierbij niet om hoe lang of complex een taak is. Het gaat er om wat de meeste invloed heeft op het bedrijf. Zo kan het in tien minuten opvragen van een drukwerkofferte net zo belangrijk zijn als het maken van een presentatie waar ik twee uur mee bezig ben. Want in zekere zin kan de uitkomst in beide gevallen gelijk zijn.
Namelijk: een nieuwe opdracht binnen halen.
Kleine taken afvinken voelt op korte termijn misschien goed, maar ze zullen jou en je bedrijf op langere termijn niet vooruit helpen. Zeker omdat je dagelijks genoeg nieuwe to-do’s aan je lijst kunt toevoegen en je zo bezig kunt blijven met het afvinken van ‘makkelijke’ taken die geen impact hebben. Er is namelijk een verschil tussen productief en druk zijn.
Wees realistisch
Het liefst zou ik iedere dag 8-10 belangrijke taken afvinken. Maar ik heb geen invloed op wat anderen doen. En dus beperk ik me bij het opstellen van een Powerlist tot 5 punten waarvan ik weet dat ik deze gedaan kan krijgen. Ook wanneer ik plotseling ergens naartoe moet of er een meeting wordt ingeschoten.
Mijn eigen stelregel is dat ik 4 van de 8 werkuren inplan voor mijn taken. Alles wat ik extra kan doen is mooi meegenomen. Meestal is dit laatste het geval. En mocht ik onverhoopt een keer slechts 4 taken kunnen afvinken, dan is dit geen ramp. Het is nog steeds ver boven gemiddeld in vergelijking met hoe ik dit een jaar geleden aanpakte.
Focus en rust
Inmiddels pas ik dit principe nu een jaar toe en heeft het mij op twee vlakken enorm veel gebracht:
Ik ga meer gefocust te werk.
Wanneer ik mijn werkdag start weet ik precies wáár ik mij mee bezig ga houden en wat echt af moet.
Het brengt rust.
Aan het einde van de dag, dit kan het einde van de werkdag of vlak voordat ik naar bed ga zijn, maak ik mijn Powerlist. Dit zorgt ervoor dat ik er ’s avonds niet meer over hoef na te denken. Ik weet wat ik moet doen en kan die gedachten uitschakelen.
Het voelt misschien gek om slechts vijf taken op te schrijven, maar het probleem is dat we vaak een (te) lange to-do list opstellen, die waarschijnlijk nooit af komt. Door slechts vijf taken op te schrijven, houd je tijd over voor eventuele spoedopdrachten en vrijheid en krijg je toch de belangrijkste taken van de dag gedaan.