Teveel mensen steken veel tijd en energie in offerte aanvragen zonder dat hier daadwerkelijk een opdracht komt. En of je nu 30 minuten of 1,5 dag doet over het opstellen van een offerte: het kan heel frustrerend zijn als de potentiële klant niet op jouw aanbod ingaat.
Naast de moeite en tijd die je erin hebt gestopt en je daarom niet aan andere facetten van je business hebt kunnen stoppen, loop je opdrachten en dus omzet mis. Het kan makkelijk zijn om het verlies van een offerte te wijten aan factoren als prijs, levertijd of productkwaliteit, maar wat als de manier waarop je communiceert de oorzaak is?
Daarom geef ik jou 8 punten om te verbeteren zodat het slagingspercentage van jouw offertes zullen stijgen.
Prijs vs Waarde
Ah, toch die prijs…. Prijs is een van de belangrijkste factoren waar klanten naar kijken bij het beoordelen van een voorstel. Het is cruciaal om concurrerende prijzen aan te bieden. Tenminste, wanneer je appels met appels vergelijkt. Want wanneer is iets (te) duur in de ogen van de klant?
Daarnaast is er een verschil tussen:
- Prijs: hoeveel we ergens voor betalen
- Waarde: wat je er voor krijgt
Stel dat je keuze krijgt tussen de volgende 2 voorstellen, welke is jou dan meer waard? Je krijgt uiteindelijk namelijk hetzelfde product opgeleverd.
Zorg ervoor dat de klant de waarde die jij levert duidelijk zichtbaar krijgt. Zo onderscheid je jezelf van de concurrentie en kan je ook met een hogere prijs een offerte winnen.
Slechte presentatie van de offerte
Met een nette en overzichtelijke offerte maak je een goede indruk over de manier waarop je werkt. Met een simpele rekensom in een Word- of Excel-documentje kom je tegenwoordig niet meer weg. Dt lijkt logisch, maar toch heb ik deze vorm de afgelopen 2 jaar nog regelmatig voorbij zien komen.
Zorg er dus voor dat jouw voorstel er professioneel uitziet en een nette uitstraling heeft. Maak een mooi voorblad met jouw bedrijfslogo en eventueel bedrijfsfoto’s. Zorg voor een duidelijke introductie en stel de kosten gestructureerd op. Geef waar mogelijk het totaalbedrag onderaan de opgave weer en vermeld duidelijk wanneer bepaalde diensten en bedragen optioneel zijn.
Gebrek aan duidelijkheid
Wat een klant uiteindelijk wil weten is: “Wat krijg ik nu eigenlijk voor dit bedrag?”.
Het is daarom belangrijk om de klant te laten weten wat hij concreet kan verwachten. Zorg ervoor dat je alle details van het voorstel duidelijk communiceert en deze makkelijk te begrijpen zijn. Vermijd jargon en technische termen die klanten misschien niet begrijpen. Prober er geen boekwerk van te maken en wees kort en bondig wanneer dit mogelijk is.
Debrief
Bij het bespreken van de offerte geldt: vraag vooral door om er zeker van te zijn dat jij weet wat de klant zoekt. Wanneer de klant een andere oplossing nodig heeft dan wat jij aanbiedt, is de kans natuurlijk groot dat het voorstel wordt afgewezen.
Leid de offerte daarom in met een korte samenvatting van hetgeen jullie besproken hebben of wat er verzocht is op te geven. Het klinkt misschien gek, maar het komt voor dat een klant zelf niet meer helemaal helder heeft wat er nu exact gevraagd is. Door een kleine debriefing te doen van het geen er besproken is fris je hun geheugen op en leest de klant de offerte geconcentreerder door.
Gebrek aan vertrouwen
Zaken doen draait om vertrouwen. Daarom is het is belangrijk om het vertrouwen van de klant te winnen. Dit kan worden bereikt door referenties van tevreden klanten te gebruiken in een offerte. Door bewijs te leveren van eerdere succesvolle projecten kan het vertrouwen van de klant worden vergroot.
Bij Studio Campo sturen wij ons Plan van Aanpak mee. In dit document (een PDF van ± 8 pagina’s) vertellen wij welke acties wij zullen uitvoeren voor de klant (denk aan het eerste punt: Prijs vs Waarde)en hoe wij hun type project aanvliegen. Ook laten we een aantal referentieprojecten zien zodat de klant weet dat we hier ervaring mee hebben.
Zo heeft de klant direct een goed beeld van hoe te werk gaan, wat het vertrouwen in ons kunnen vergroot.
Tijdstip
Timing is cruciaal bij het doen van een voorstel. Bij Studio Campo geven we meestal vooraf aan wanneer iemand een offerte van onze zijde mag verwachten. Hierdoor weet waar de klant aan toe en draagt het bij aan het vertrouwen in jouw kunnen om zaken te managen.
Daarnaast kan het tijdstip waarop jij de offerte aanbiedt ook een groot verschil maken. Wanneer mogelijk probeer ik zelf mijn offertes in de ochtend te versturen. Mensen zijn dan doorgaans frisser en energieker dan aan het einde van de dag. Waardoor ze de offerte eerder zullen open en doornemen dan aan het einde van de dag.
Dit zie ik terug in de momenten / tijdstippen na het verzenden van de offerte waarop de offertes worden geopend. Dit is vaker binnen een tijdsbestek 5 minuten tot 2 uur in de ochtend. En wanneer ik het in de middag stuur gebeurt dit vaak langer dan 2 uur later tot zelfs de volgende dag.
Geen opvolging
Wanneer je jouw offerte verzonden hebt, kun je gaan zitten wachten tot je een reactie krijgt. Maar een gebrek aan follow-up kan er ook voor zorgen dat de klant denkt dat je niet geïnteresseerd bent in hun project. Zorg daarom dat je tijdig contact opneemt met de klant en eventuele vragen beantwoordt.
Wij hanteren de regel dat we na een week tot anderhalf wachten, mochten we dan nog geen reactie hebben ontvangen, dan bellen we de klant om te vragen of we iets voor hun mogen betekenen. Hiermee laat je zien dat je betrokken bent bij het project en bereid bent om te helpen en mee te denken.
Differentiatie
Tot slot is het belangrijk om je te onderscheiden van de concurrentie. Wat je niet wilt is dat ze appels met appels kunnen vergelijken. In jouw offerte kun je al aantonen waar jouw toegevoegde én meerwaarde zit en waarom zij voor jou zouden moeten kiezen.
Zorg dat je in grote lijnen weet wat de concurrentie te bieden heeft en waarom jouw product of dienst uniek is. Dit kan een verschil maken bij het winnen van het vertrouwen en de gunst van de klant.
Goede communicatie kán de sleutel tot winnende voorstellen zijn. Het is belangrijk om duidelijk en transparant te zijn in je communicatie en ervoor te zorgen dat de klant begrijpt wat je te bieden hebt. Zorg voor een goede presentatie en volg jouw verzonden voorstel op tijd op.
Neem daarom jouw eigen offertes onder de loep, verbeter deze waar mogelijk en vergroot jouw kansen op succes bij het winnen van voorstellen en het sluiten van deals.